Elaboracion, Gestion y Direccion de Proyectos.

Partes: 1, 2

Resumen

El desarrollo de proyectos es una situación cotidiana, aunque la mayoría de las veces no nos percatamos de aquello, sin embargo, cuando se nos presenta la situación de tener que presentar un proyecto, es cuando nos hacemos concientes de nuestro desconocimiento para Diseñar y Elaborar un Proyecto, cualquiera sea el fin de éste.

Así, el presente artículo aborda una serie de pasos y consideraciones básicas, pero muy importantes, para poder realizar de buena manera un proyecto que permita dar curso a la concreción de los fines de una comunidad u organización ciudadana.

Además, se adjuntan en la sección de Anexos una Pauta Base para Elaborar Proyectos, el Formato Básico para la Presentación de Proyectos y un formulario tipo de Rendición de Cuentas.

Presentación

La Formulación de Proyectos ha estado presente en la vida cotidiana y no siempre ha sido fácil su comprensión y análisis. Más aún, en el mundo de las organizaciones sociales; sitio en el cual es un tema que se encuentra presente y con grandes dudas para los dirigentes. Es aquí donde radica la importancia de generar estrategias y mecanismos que permitan capacitar y promover a las organizaciones ciudadanas en su desempeño organizativo, y en esa línea resulta indispensable el adecuado manejo en el diseño y la elaboración de proyectos.

En el presente artículo se llevará a cabo una revisión sobre el tema de planificación, que no es otra cosa que una acción permanente y cotidiana, no por ello asumida en plenitud. Además, profundizar en conocer los términos utilizados en esta área para permitir un mayor y mejor entendimiento, acercándonos a la vida permanente.

Normalmente ante una petición comienzan a surgir las dificultades. No siempre tenemos la capacidad de señalar claramente lo que deseamos. Ello en parte a no tener claro nuestro objetivo, o bien porque la petición no es clara. Esto se expresa desde nuestra vida familiar en adelante.

Introducción

La planificación implica la realización de, a lo menos, tres grandes etapas: el Plan, el Programa y el Proyecto.

Se expone una breve descripción de cada uno de ellos en la tabla 1.

Tabla 1

Un Proyecto está constituido por un conjunto de actividades complementarias que es necesario realizar para alcanzar uno o varios objetivos.

Proyecto es:

Una ordenación de actividades y recursos que dependen del medio donde surge y se desarrolla; es decir, del contexto económico, político y social que lo enmarca y requiere una metodología.
Aterrizar al plano de la operación, lo planificado y programado en una organización.
Es la traducción escrita de la acción o acciones que se desean realizar para enfrentar un "problema".
El proyecto se refiere a un tiempo determinado, tiene un principio y un fin.
Todo proyecto es un plan de acción; con objetivos claros y compartidos.

La comunidad cuenta con una herramienta escrita valiosa para impulsar su propio desarrollo.

El plan de acción ordena el conjunto de tareas e iniciativas que servirán para enfrentar un problema (ordenar actividades, medios y recursos para lograr una meta u objetivo en un plazo determinado).

Una organización puede planificar una serie de proyectos a distintos niveles:

Para mejorar su barrio.
Para fortalecer la organización.
Para crear nexos con otras organizaciones de la comunidad.
Para colaborar en la gestión comunal.

Diseño y Elaboración de Proyectos

Un proyecto se diseña sobre la base de un diagnóstico en el cual se detectan los "problemas" que aquejan a la comunidad.

El diagnóstico es el mismo que sirve de partida para la planificación y la elaboración de programas.

Lo importante es que el proyecto apunte a solucionar un problema específico entre los muchos que pedan existir en una comunidad.

Etapas que contempla el Diseño y Elaboración de Proyectos

Planteamiento del Problema:

Se plantea un "problema", que siempre es una interrogante, una oración en forma de pregunta.

¿A cuántos afecta el problema?
¿Qué consecuencias acarrea?
¿Cuáles son las causas del problema?
¿Qué solucione se han intentado antes?
¿Con qué recursos contamos para solucionarlo?

El diagnóstico requiere averiguar, recolectar y ordenar la información; existen para ello las siguientes técnicas, por ejemplo:

Asamblea: En ella los miembros de la organización realizan este diagnóstico.

Entrevista: Aplicable a dos o más personas, sobre la base de una serie de preguntas. Recoger información (datos, opiniones, críticas, nuevas ideas, planes, etc.) sobre temas específicos del diagnóstico..

Encuesta: El cuestionario de preguntas es idéntico para todos, permite averiguar y cuantificar aspectos importantes de la realidad.

A quién encuestar: Consulta a TODOS o a una parte de la población involucrada.

Preguntamos a muchas personas, en tiempo breve, (preguntas cerradas y pocas abiertas; evitar los cuestionarios largos; hacer una pregunta o test; procesar los datos).

Idea o Solución:

Se formulan ideas que permitirían, en el corto plazo, solucionar el problema planteado.

Selección de Alternativa:

Una idea puede tener varias alternativas para concretarse; por consiguiente se debe seleccionar aquella que ofrezca mayores ventajas comparativas de acuerdo a los recursos que se tienen o que potencialmente se puedan obtener.

La mejor alternativa de solución es siempre la que consigue mayores beneficios al menor costo posible, en el menor tiempo posible.

Definición de los Objetivos del Proyecto:

Se debe definir lo que se quiere obtener, el cambio que se desea producir, o sea, los objetivos a alcanzar. Conviene distinguir entre objetivo general y objetivos específicos.

El objetivo general expresa el logro deseado y posible de obtener frente al problema como un todo. Es el intento de responder las siguientes preguntas:

- ¿Qué queremos hacer?

- ¿Qué cambios deseamos lograr frente a la situación problema?

Una vez definido el objetivo General, estamos en condiciones de concretarlas en acciones parciales que lleven a conseguir la meta u objetivo general: son los objetivos específicos.

Plan de Actividades del Proyecto:

Aquí se deben pensar y organizar las actividades.

Las actividades hay que diseñarlas para cada objetivo específico.

Pueden ser una o más. Para formular con precisión cada actividad, hay que preguntarse:

-¿En qué consisten? (Acción)

-¿A quiénes y a cuántos ayuda? (Destinatarios)

-¿Dónde se hará? (Lugar)

-¿Cuándo se realizará? (Plazos)

-¿Quiénes lo harán? (Responsables)

-¿Con qué se hará? (Recursos)

Ejecución:

Ejecutar el plan es poner en práctica las actividades y sus derivados. La clave para el éxito de un proyecto está en asumir las siguientes premisas:

Constitución de un equipo eficiente de trabajo:

Formar equipo afiatado, que conozca su forma de trabajar.
Que tenga buena comunicación.
Exista una clara delimitación de responsabilidades.
Tener mecanismos para la solución de conflictos.

Revisión de tareas específicas:

Nombrar responsables de actividad y tareas.
Planificar actividades y tareas y supervisar tareas.
Comunicar resultados, problemas y mejoras de métodos.

Capacitación, asesoría y seguimiento:

Evaluar habilidades, grados de dificultad, materiales requeridos.
Capacitar en las áreas en que se detecta falencias.
Asesorar en proyectos más difíciles.
Seguimiento de tareas que se realizan (ver dificultades, atrasos, costos, aciertos).

Cronograma:

Ordenar, jerarquizar y controlar actividades o tareas que se deben realizar para lograr un objetivo o meta.
El Cronograma o carta Gantt ordena las actividades y fija el plazo para cumplirlas.

Tabla 2

Evaluación:

Revisar los resultados esperados de una acción o actividad, siguiendo criterios conocidos y conversados en la comunidad.

La evaluación más conocida responde a la pregunta ¿Se lograron los objetivos propuestos?, sí, no o en parte.

Otros aspectos a revisar durante el proceso son por ejemplo:

- ¿Es la más conveniente?

- ¿Habrá una mejor alternativa?.

Observar:

¿La información (RRHH y materiales) corresponde a la realidad?
¿Existe un nivel de participación esperado?
¿En qué etapas o actividades fue mejor?
¿En cuáles se logró menos?

Evaluación durante el proceso:

Seguimiento; permitir conocer antecedentes útiles para reformular plan de acción; permite imaginar nuevas tareas para mejorarlo.

Evaluación al término del proceso:

Ayuda a pensar hacia delante, arroja lecciones (repetir acción o proyecto para enfrentar otros temas a resolver).

De esta manera, doy por terminado estas breves consideraciones acerca del proceso que significa Diseñar y Elaborar un proyecto, evidentemente, todas estas han sido los aspectos básicos necesarios de tomar en cuenta al momento de iniciarse en esta área. En los siguientes anexos adjunto una Pauta Base para Elaborar Proyectos, el Formato Básico para la Presentación de Proyectos y un formulario tipo de Rendición de Cuentas.

Con todo esto el presente artículo ha pretendido ser un aporte en la asesoría de proyectos sociales, principalmente enfocados para organizaciones ciudadanas.

ANEXOS

1. Pauta base para elaborar Proyectos

TEMA	Preguntas Relevantes	EXPLICACIÓN
Identificación de la organización	¿Cuáles son los datos relevantes de la organización?	Se debe señalar: Nombre de la organización; Dirección, Comuna, Ciudad o región, Teléfono; Director o Responsable; Breve descripción de la organización.
Nombre del proyecto	¿Qué actividad se realizará? ¿Dónde y cuándo? ¿A quiénes va dirigido?	Debe resumirse el proyecto y especificar características. No importa si es extenso, al leerlo se debe comprender el proyecto.
Breve resumen del proyecto	¿Cuál es el "problema" y sus causas?. ¿A quiénes beneficiará? ¿A cuántos? ¿En qué lugar específico se realizará? ¿Quién se encargará del proyecto? ¿Quiénes financian? ¿Cuándo se solicita? ¿Cuánto dura el proyecto?	Obstáculos a la mejora de la calidad de vida de la población. Problemas que debe resolver el proyecto. Número, sexo, edad, pertenencia a organización. Comuna, población, barrio. Institución o persona responsable, representante legal. Dirección. Fecha. Describir posibles fuentes de financiamiento internas (de la org), Municipio, Ministerios, ONGs, etc.
Justificación	¿Qué problemas resolverá el proyecto?	Problemas concretos que se espera resolver.
Objetivos	¿Qué etapas contempla el proyecto?	Describir las etapas que contempla la ejecución del proyecto.
Etapas contempladas	¿Qué etapas contempla el proyecto?	Describir las etapas que contempla la ejecución del proyecto
Actividades	¿Qué acciones concretas se ejecutarán?	Describir cada una, señalando sus características, el tiempo y los recursos destinados a ellas.
Beneficios esperados	¿Qué se espera lograr?	Beneficios concretos o productos que se espera conseguir con el proyecto.
Presupuesto	¿Cuáles son los gastos del proyecto?	Detallar por separado los gastos e ingresos del proyecto en su totalidad.
Evaluación	¿Cómo se evaluará?	Describir mecanismos de evaluación del proyecto.

2.- Formato básico para la presentación de proyectos

1. NOMBRE DEL PROYECTO.

Debe reflejar, en forma resumida, las metas o productos que se busca alcanzar.

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA.

La definición del problema establece una situación que se desea cambiar. Al definir el problema indique:

Cuál es el problema.
Quiénes están afectados, y dónde.
Cuál es la situación de ese grupo, la que se desea cambiar.
Qué sucederá a mediano plazo con esa situación, si no se realiza el proyecto.

3. OBJETIVOS

Se debe precisar cuál es el propósito, resultado o cambio que se desea alcanzar.
¿Cuál es el objetivo?

¿Cuáles son los objetivos específicos?

Hay que establecer los pasos necesarios para el cumplimiento del objetivo general.

4. ETAPAS Y ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN EL PROYECTO

Describir las etapas que contempla la ejecución del proyecto (las etapas se ponen en marcha a partir de la aprobación del proyecto). Las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos.

Una etapa llega a su fin cuando se ha cumplido un objetivo específico o meta parcial, lo que permite pasar a otra fase del proyecto.

5. ETAPAS Y ACTIVIDADES EN EL TIEMPO	1ª.Sem	2ª.Sem	3ª.Sem	4a.Sem	5a.Sem	6a.Sem
Etapa 1:
Actividad N°1
Actividad N°2
Evaluación*

* Siempre se debe evaluar el Proyecto, pudiendo realizarse en distintas etapas del mismo.

6. PRODUCTOS DEL PROYECTO

Son los resultados concretos que se lograrán a través de las actividades del proyecto, esto es los bienes y/o servicios específicos y reales que entregará. Deben indicarse en forma cuantificada.

7. BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

Indicar quienes recibirán:

a) directamente los productos del proyecto (beneficiarios del proyecto) b) indirectamente los productos del proyecto (beneficiarios indirectos).

8. IMPACTO DEL PROYECTO

Indicar lo que se espera lograr al final del proyecto, después de haber alcanzado con éxito los objetivos. Se pretende:

a) Demostrar cómo los logros del proyecto habrán modificado favorablemente y en forma estable las condiciones iniciales. B) Determinar el grado de autosuficiencia adquirida por los participantes en el proyecto.

9. RELACIÓN DEL PROYECTO CON OTRAS INICIATIVAS

Indique:

a) Si el proyecto se complementa con otros proyectos o iniciativas de la localidad. B) Si se cuenta con la cooperación de otras instituciones u organizaciones sociales. Adjuntar la documentación que acredite, en caso de disponerla.

10. BREVE RESUMEN DEL PROYECTO

Se puede hacer dando respuesta a las siguientes interrogantes:

a) ¿Cuál es el problema y sus causas? b) ¿Qué se pretende lograr con el proyecto? Solución Propuesta.

c) ¿A quiénes beneficiará? ¿A cuántos? d) ¿Dónde se implementará? Lugar. e) ¿Con qué recursos? f) ¿Quiénes lo harán? Responsable. Con la colaboración de quienes más? g) ¿Cuánto tiempo durará? Plazos. h) el proyecto forma parte de algún programa o plan más amplio? En caso de ser así, especifique y señale cómo este proyecto colabora a su desarrollo.

11. Presupuesto del proyecto

Recursos humanos:

Número de personas que se requiere
Características de la persona requerida (profesional, técnico, monitor, etc)
Especificar la actividad que desarrollará
Monto a cancelar (por unidad de tiempo)

Materias primas para la confección de productos o realización de actividades.

- tipo y cantidad de materiales

- costo individual de los materiales

- costo total de los materiales
Recursos operacionales

Recursos de infraestructura

Instrumentos o bienes durables requeridos para la realización de productos o actividades.

- tipo y cantidad de inmobiliario

- costo individual de arrendamiento o compra

- costo total de infraestructura

12. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Señalar las fuentes de financiamiento que contempla el proyecto, estableciendo los aportes que se solicitan y especificando otro financiamiento si existe.

13. RESPONSABLE DEL PROYECTO Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
a) Señalar el Departamento, Oficina o el Programa en que recae el Proyecto y el nombre de la persona responsable del Proyecto.	b) Señalar el departamento, Oficina o el Programa en que recae el seguimiento y el nombre de la persona encargada de efectuarlo.

14. EVALUACIÓN

Puede implementarse durante el desarrollo del proyecto y/o al final de éste.

La evaluación debe considerar elementos tales como:

Cobertura: se refiere a la cantidad de personas que participan en la implementación del proyecto y el número de beneficiarios.
Opinión de los participantes, que entrega información respecto a: organización de las actividades implementadas, beneficio de los productos, funcionamiento de los productos, etc.
Índice de participación y deserción de las actividades propuestas en el proyecto.

3.- Formulario tipo para la Rendición de Cuentas

Isaías Sharon Jirikils

Universidad de Santiago de Chile

Estudiante de Psicología de la Universidad de Santiago de Chile. Desde julio de 2005, Presidente de la Organización Cultural Chile Joven. Además, se desempeña como coordinador de la Juventud del Partido Por la Democracia (JPPD) de la USACH, Asesor en Política Universitaria, y como profesor ayudante de Sociología en la misma Universidad.